LotusLive - Samenwerken in "the cloud"

Samenwerken tussen organisaties zal steeds meer gaan toenemen. Waar voorheen email (al dan niet met vele bijlagen) voldoende was om een vorm van samenwerken te bieden, zal op zeer korte termijn betere en meer rijke mogelijkheden worden geboden.

Sogeti heeft deze ontwikkeling al eens gedocumenteerd in haar boek "Collaboration in the cloud".
Mooi, hoef ik op de achtergronden even niet in te gaan. Twee van de grote leveranciers van samenwerkplatformen hebben nu zaak gemaakt van deze diensten uit de wolk.

IBM Lotus
IBM is al weer geruime tijd bezig met zeer succesvolle samenwerkplatformen. Te denken valt aan IBM Lotus QuickR, Connections en Sametime. Vooral en bovenal gericht op interne organisaties. Sinds enige tijd is daar LotusLive een online (cloud) mogelijkheid voor het delen van documenten, kennis, communiceren en vergaderen.

Microsoft
Microsoft heeft de online varianten van haar Office en Exchange serverplatformen al een tijdje aangekondigd. En ze zijn nu beschikbaar. Onder de parapluterm Business Productivity Online Suite levert het SharePoint Online, Office Communications Server Online en Exchange Online.

Stay tuned, misschien dat ik beide varianten nog een keertje bespreek.

SharePoint blog - toch een buitenbeentje

Wiki en weblog (blog) zijn twee van de onderschatte onderdelen van SharePoint. En, toegegeven, er zijn veel betere wikis en blogs te vinden. Maar als onderdeel van een samenwerk- en kennisdeel omgeving die SharePoint biedt, is de functionaliteit toch in ieder geval voldoende om mee aan de slag te gaan.

Toch kom ik steeds vaker dingen tegen waarvan ik denk: dat SharePoint blog is toch echt het buitenbeentje van het platform. En duidelijk ontwikkeld door een onderdeel van het SharePoint team wat even niet oplette tijdens de maandagmorgen briefing.

Voorbeelden? Oké, twee stuks:

1. Spellingscontrole. In heel SharePoint vind je een spellingscontrole mogelijkheid. Een mooie icoontje in de menubalk. Behalve.....in de contenteditor van het blog. Check it out.... Een wysiwyg editor in een wiki en dezelfde in het blog.

2. E-mail alerts. Waar je ook kijkt in SharePoint, overal en op alles kun je een e-mail alert plaatsen. Dat is ook zo in een blog. Maar de optie is zo weggewerkt dat voor sommige mensen het is alsof deze optie niet bestaat (hint: vanuit het blog - contextmenu van je login-naam, My Settings, My alerts, Set alert). Waarom niet gewoon een e-mail icoontje onder het RSS feed icoontje geplaatst?

Zucht....we wachten met spanning op SharePoint 14 :-)

Kennismanagement en SharePoint

Kennis. Wat is eigenlijk kennis? Strikt genomen kun je zeggen dat kennis voortkomt uit het toepassen van informatie. Waar informatie dan wordt gevormd uit de stromen data die om ons heen aanwezig is. Goed, dat is lekker duidelijk. Opnieuw: data (bijvoorbeeld "man", "vrouw" en "salaris") wordt pas informatie als de ontvangende partij er iets aan heeft. Zo is informatie "een man van 35 jaar heeft een salaris van 4.000 Euro").

We spreken pas van kennis als we die informatie gaan gebruiken. Dus: "een man van 35 jaar met een salaris van 4.000 Euro (bruto/netto?) kan een lening afsluiten". We gebruiken kennis in ons allerdaagse leven en op ons werk in processen en procedures. Bijvoorbeeld de kennis die nodig is om een hypotheek af te sluiten.

Als we goed kijken naar het principe van kennis, dan kunnen we twee typen onderscheiden. De impliciete kennis die iedereen wel heeft maar nooit ergens is vastgelegd. Daar tegenover staat uiteraard de expliciete kennis. Kennismanagement gaat erom om de impliciete kennis om te zetten naar expliciete kennis en deze laatste beter toegankelijk en toepasbaar te maken.



We noemen dit ook wel de lifecycle van kennis. Zoals bovenaan weergegeven.

SharePoint als kennismanagement platform

Hoe kan een platform als SharePoint kennismanagement ondersteunen? Op meerdere manieren.

Het bieden van mogelijkheden om kennis vast te leggen kan met een aantal eenvoudige functionaliteiten worden geleverd. Denk bijvoorbeeld aan de samenwerkruimten (waarin onder meer documentbeheer gefaciliteerd wordt) voor projecten, teams en afdelingen. Op persoonlijk niveau kan het weblog (blog) een mooie mogelijkheid bieden om kennis vast te leggen en te delen.

Minder op persoonlijk niveau zijn de wiki's. Een perfecte wijze om kennis binnen teams en organisaties vast te leggen en uiteraard te delen. Allemaal op een laagdrempelige en ad-hoc manier.

Als we denken aan het meer gestructureerd vastleggen van kennis, het delen van kennis en het uiteindelijk toepassen van kennis, dan komen we bij de kennisbank en het kennisportaal terecht. De kennisbank (al dan niet met een eigen logica) maakt het mogelijk om de vastgelegde kennis structureel aan te bieden. Het kennisportaal biedt afdelingen de mogelijkheid om kennisgerelateerde zaken in de vorm van een website aan te bieden (denk aan FAQ's, kennisbanken, wie-weet-wat, en dergelijke).

Al met al biedt SharePoint uit-het-doosje al snel veel en laagdrempelige functionaliteit voor het ondersteunen van kennismanagement. Wil je nog meer? Dan zijn er vele (commerciële en open-source) aanvullingen mogelijk.