SharePoint architecture

One of my collegues (thanks Eelco), just send me this nice graph.

http://blogs.msdn.com/blogfiles/maximeb/WindowsLiveWriter/SharePointVisioStencilandTemplatefordesi_D6B7/SharePoint%20Packages%20-%20All%20items%20samples_2.jpg

Top websites in SharePoint

Net een leuk linkje gevonden. Een mooi overzicht van websites gebouwd in SharePoint. http://www.wssdemo.com/Pages/topwebsites.aspx

SQL Queries afvuren op SharePoint en/of OCS

Altijd al willen weten welke gebruikers de SharePoint omgeving gebruiken? Maak gebruik van de SQL databases. De volgende query geeft alle gebruikers van de je site-collections.

SELECT distinct
tp_Login,tp_Title,tp_Email,tp_siteAdmin,tp_siteid,tp_externaltokenlastupdated,tp_isactive
FROM
WSS_Content_db.dbo.UserInfo,
WSS_Content_db.dbo.Webs
where
webs.siteid=userinfo.tp_siteid
and tp_deleted=0
and tp_login<>'NT AUTHORITY\Local service'
and tp_login<>'NT AUTHORITY\authenticated users'
and tp_login<>'SHAREPOINT\system'
order by tp_isactive, tp_login

Onderstaande query kun je gebruiken voor Office Communications Server 2007 R2. Dat R2 is wel van belang, want voor R1 is de query iets anders!

select
res.UserAtHost as "SIP Address",
hud.LastNewRegisterTime as "Last Logon"
from
rtcdyn.dbo.HomedResourceDynamic hud
join
(Select ResourceId, UserAtHost from rtc.dbo.Resource
group by ResourceId, UserAtHost)res
on hud.OwnerId=res.ResourceId
order by "Last Logon"

Create SharePoint workflows using Visio

I just came across a nice blogpost on creating SharePoint workflows using Visio 2010 and SharePoint Designer 2010. Read and enjoy, it's impressive.

http://blogs.msdn.com/visio/archive/2009/11/23/sharepoint-workflow-authoring-in-visio-premium-2010-part-1.aspx
http://blogs.msdn.com/visio/archive/2009/11/23/sharepoint-workflow-authoring-in-visio-premium-2010-part-2.aspx

SharePoint 2010: Social platform

Goed, de presentatie is gegeven en daarin vergeleek ik SharePoint , IBM Lotus Connections, Jive, Newsgator en Elgg. Ik kwam tot de conclusie dat al deze platformen mooie sociale functies leveren. In ieder geval blogging, tagging, rating, wiki's en het kunnen opzetten van een sociaal netwerk. Ik liet me wel even verleiden tot het melden dat SharePoint 2010 geen sociaal platform is (let wel: wél biedt, niet ís).

Is dat zo? Tja... Ik vind SharePoint 2010 een fantastisch platform. Het biedt echt heel veel mooie nieuwe functionaliteit. En de sociale aspecten zijn een zeer gewilde aanvulling. Maar het is geen platform wat zich specifiek richt op social computing. IBM Lotus Connections wel en Jive ook wel. Maar ja, die leveren dan weer geen portaal, ECM, en dergelijke.....

Business Social Computing

Met de introductie van SharePoint 2010 legt Microsoft de komende tijd meer nadruk op het zogenaamde social computing. Uiteraard kende SharePoint 2007 al zaken als de MySite, wiki's en blogs, maar met SharePoint 2010 is dit meer volwassen geworden. Bovendien wordt nieuwe functionaliteit geintroduceerd als tagging en rating (social feedback).

Maakt dit nu een "sociaal platform"? Die vraag hoop ik op woensdag 14 april te beantwoorden op het seminar De Intelligente Organisatie.

Office Standard edition in combinatie met SharePoint

In al haar documentatie geeft Microsoft aan dat je voor de optie "Edit in Datasheet" (etc) een Office 2003/2007 professional edition nodig hebt. Ik vond in een blogpost de volgende optie:

Als je in de Registry de volgende key aanpast:
[HKLM\Software\Microsoft\Office\11.0\Common\ProductVersion]"ProInfo"=dword:00000001

je deze optie ook kunt gebruiken met Office Standard of Small Business Edition. Je hoeft zelfs Internet Explorer niet te herstarten hiervoor.

Ik heb het zelf nog niet uitgetest, maar dat volgt nog.......

Sogeti op beurs Defensie te Ede

 
Op woensdag 4 november organiseerde het Regiment Verbindingsdienst van de Koninklijke Landmacht een zogenaamde Wapensynchronisatiedag. Deze dag werd gehouden op de Prins Mauritskazerne in Ede. Doel van de dag was communicatie in al haar facetten.


Hier geef ik uitleg over Unified Communications aan een lid van de Verbindingdeenheid van het Nederlandse leger.

Sogeti was aanwezig op het beurs gedeelte van de dag en had mensen afgevaardigd van onze divisie High Tech en onder meer mijn persoontje. Samen met collega's heb ik Office Communications Server 2007, Exchange 2007 Unified Communications, Office Communicator en Live Meeting mogen laten zien.

Een zeer geslaagde dag!

Top websites in SharePoint

Net een leuk linkje gevonden. Een mooi overzicht van websites gebouwd in SharePoint.
http://www.wssdemo.com/Pages/topwebsites.aspx

Webbrowsers zijn ook software clients!

Ik kom vaak bij organisaties waarbij de enige grote voorwaarde voor samenwerkfunctionaliteit is: het moet werken met een webbrowser. Waarbij men vaak bedoeld: we hebben nog Internet Explorer 4.0 (of Netscape Communicator), willen die niet upgraden, dus maak het maar werkend.

Maar webbrowsers zijn ook gewoon software clients. Met bugs en verbeteringen en instellingen en dingen die het niet doen na een upgrade. Simpelweg stellen dat alles met HTTP(s) moet werken is te kortzichtig.

Je zult altijd nog rekening moeten houden met de (on)mogelijkheden van de webbrowser. Functionaliteit die door een webplatform wordt geboden kan nog steeds afhankelijk zijn van zaken als Java, ActiveX, Silverlight en noem maar op. Zaken die vaak geregeld zijn in de laatste versie van de browser software.

Kortom organisaties: ga ook met de tijd mee qua webbrowser en klaag niet als iets niet werkt met met Mozilla 1.0.

SharePoint guide for managers

Hier een leuke link naar een document over een zeer belangrijk onderwerp met betrekking tot SharePoint: het niet technische gedeelte. Vooral bedoelt voor het begintraject (waarom SharePoint), maar ook daarnaast goed om eens te lezen. Download hier de PDF.

Voor techies: databestanden van MS Groove verplaatsen

Ken je dat? Heb je Groove lekker draaien, maar loopt je C-partitie vol. Want Groove installeert zijn databestanden simpelweg op die C-partitie. Keuze is er niet... Maar nu wel, zij het "unsupported".

Volg deze link om je databestanden van Groove te verplaatsen, naar bijvoorbeeld de D-partitie :-)

Specifieke oplossingen in SharePoint: maatwerk rules?

Ik kom tijdens projecten vaak de situatie tegen dat een specifiek probleem vraagt om een specifieke oplossing. Heel snel wordt dan naar maatwerk gegrepen. We vinden het als IT-ers natuurlijk erg leuk om een mooie toepassing te maken. Maar waarom toch?

Mijn mening: als je met SharePoint aan de slag gaat, houd dan vast aan de volgende regel:

1. Realiseer je oplossing met standaard functionaliteit (echt, er zit heeel veeeeel in MOSS);
2. Lukt dat niet, kijk dan naar beschikbare en vrij verkrijgbare oplossing;
3. Helaas? Niet gelukt? Kijk dan eens naar 3rd party oplossingen. Bijvoorbeeld Bamboo;
4. En dan, nog niet? Nou: dan heb je mijn zegen om een maatwerk oplossing te maken. Denk je dan wel aan het documenteren ervan?

SharePoint 2010 preview

Hier een linkje naar wat meer informatie over de nieuwe SharePoint 2010.
http://www.microsoft.com/officebusiness/office2010/

SharePoint 2007 - Records Management

Sinds kort ben ik even bezig met het onderzoeken van SharePoint 2007 als (gecertificeerd) platform voor archivering. Ik ben dus even in het Records Management deel gedoken. En mijn eerste indruk: ziet er goed uit!

Ik liep wel tegen een configuratie-itempje aan, waardoor deze mooie functionaliteit in eerste instantie niet werkte. Vanuit een document library kreeg ik continue de melding bij het archiveren: 'The Records Center is not properly configured for this request'.

Wat blijkt nu? In Application Management van de SharePoint Central Administration geef je de URL op van het officiele Records Center. Maar....slechts de URL is niet genoeg. Helaas heeft SharePoint geen foutmelding als je slechts de URL ingeeft, maar de volgende URL werkt wel:

"http(s)://serveradres/recordscenter/_vti_bin/officialfile.asmx"

Bijvoorbeeld:

"http(s)://server.moss2007.nl/recordscenter/_vti_bin/officialfile.asmx"

En dat werkt daarna perfect.

Have fun!

LotusLive - Samenwerken in "the cloud"

Samenwerken tussen organisaties zal steeds meer gaan toenemen. Waar voorheen email (al dan niet met vele bijlagen) voldoende was om een vorm van samenwerken te bieden, zal op zeer korte termijn betere en meer rijke mogelijkheden worden geboden.

Sogeti heeft deze ontwikkeling al eens gedocumenteerd in haar boek "Collaboration in the cloud".
Mooi, hoef ik op de achtergronden even niet in te gaan. Twee van de grote leveranciers van samenwerkplatformen hebben nu zaak gemaakt van deze diensten uit de wolk.

IBM Lotus
IBM is al weer geruime tijd bezig met zeer succesvolle samenwerkplatformen. Te denken valt aan IBM Lotus QuickR, Connections en Sametime. Vooral en bovenal gericht op interne organisaties. Sinds enige tijd is daar LotusLive een online (cloud) mogelijkheid voor het delen van documenten, kennis, communiceren en vergaderen.

Microsoft
Microsoft heeft de online varianten van haar Office en Exchange serverplatformen al een tijdje aangekondigd. En ze zijn nu beschikbaar. Onder de parapluterm Business Productivity Online Suite levert het SharePoint Online, Office Communications Server Online en Exchange Online.

Stay tuned, misschien dat ik beide varianten nog een keertje bespreek.

SharePoint blog - toch een buitenbeentje

Wiki en weblog (blog) zijn twee van de onderschatte onderdelen van SharePoint. En, toegegeven, er zijn veel betere wikis en blogs te vinden. Maar als onderdeel van een samenwerk- en kennisdeel omgeving die SharePoint biedt, is de functionaliteit toch in ieder geval voldoende om mee aan de slag te gaan.

Toch kom ik steeds vaker dingen tegen waarvan ik denk: dat SharePoint blog is toch echt het buitenbeentje van het platform. En duidelijk ontwikkeld door een onderdeel van het SharePoint team wat even niet oplette tijdens de maandagmorgen briefing.

Voorbeelden? Oké, twee stuks:

1. Spellingscontrole. In heel SharePoint vind je een spellingscontrole mogelijkheid. Een mooie icoontje in de menubalk. Behalve.....in de contenteditor van het blog. Check it out.... Een wysiwyg editor in een wiki en dezelfde in het blog.

2. E-mail alerts. Waar je ook kijkt in SharePoint, overal en op alles kun je een e-mail alert plaatsen. Dat is ook zo in een blog. Maar de optie is zo weggewerkt dat voor sommige mensen het is alsof deze optie niet bestaat (hint: vanuit het blog - contextmenu van je login-naam, My Settings, My alerts, Set alert). Waarom niet gewoon een e-mail icoontje onder het RSS feed icoontje geplaatst?

Zucht....we wachten met spanning op SharePoint 14 :-)

Kennismanagement en SharePoint

Kennis. Wat is eigenlijk kennis? Strikt genomen kun je zeggen dat kennis voortkomt uit het toepassen van informatie. Waar informatie dan wordt gevormd uit de stromen data die om ons heen aanwezig is. Goed, dat is lekker duidelijk. Opnieuw: data (bijvoorbeeld "man", "vrouw" en "salaris") wordt pas informatie als de ontvangende partij er iets aan heeft. Zo is informatie "een man van 35 jaar heeft een salaris van 4.000 Euro").

We spreken pas van kennis als we die informatie gaan gebruiken. Dus: "een man van 35 jaar met een salaris van 4.000 Euro (bruto/netto?) kan een lening afsluiten". We gebruiken kennis in ons allerdaagse leven en op ons werk in processen en procedures. Bijvoorbeeld de kennis die nodig is om een hypotheek af te sluiten.

Als we goed kijken naar het principe van kennis, dan kunnen we twee typen onderscheiden. De impliciete kennis die iedereen wel heeft maar nooit ergens is vastgelegd. Daar tegenover staat uiteraard de expliciete kennis. Kennismanagement gaat erom om de impliciete kennis om te zetten naar expliciete kennis en deze laatste beter toegankelijk en toepasbaar te maken.



We noemen dit ook wel de lifecycle van kennis. Zoals bovenaan weergegeven.

SharePoint als kennismanagement platform

Hoe kan een platform als SharePoint kennismanagement ondersteunen? Op meerdere manieren.

Het bieden van mogelijkheden om kennis vast te leggen kan met een aantal eenvoudige functionaliteiten worden geleverd. Denk bijvoorbeeld aan de samenwerkruimten (waarin onder meer documentbeheer gefaciliteerd wordt) voor projecten, teams en afdelingen. Op persoonlijk niveau kan het weblog (blog) een mooie mogelijkheid bieden om kennis vast te leggen en te delen.

Minder op persoonlijk niveau zijn de wiki's. Een perfecte wijze om kennis binnen teams en organisaties vast te leggen en uiteraard te delen. Allemaal op een laagdrempelige en ad-hoc manier.

Als we denken aan het meer gestructureerd vastleggen van kennis, het delen van kennis en het uiteindelijk toepassen van kennis, dan komen we bij de kennisbank en het kennisportaal terecht. De kennisbank (al dan niet met een eigen logica) maakt het mogelijk om de vastgelegde kennis structureel aan te bieden. Het kennisportaal biedt afdelingen de mogelijkheid om kennisgerelateerde zaken in de vorm van een website aan te bieden (denk aan FAQ's, kennisbanken, wie-weet-wat, en dergelijke).

Al met al biedt SharePoint uit-het-doosje al snel veel en laagdrempelige functionaliteit voor het ondersteunen van kennismanagement. Wil je nog meer? Dan zijn er vele (commerciële en open-source) aanvullingen mogelijk.

Stimuleert de VN Het Nieuwe Werken?

Ik woon in Den Haag. Sorry, dat is nu eenmaal zo. En morgen (dinsdag 31/3) wordt daar de Internationale conferentie over Afghanistan gehouden. Nu hoorde ik vanochtend op de radio een vertegenwoordiger van de buurtvereniging. En één opmerking bleef mij bij: de wijk wordt morgen grotendeels afgesloten, dus mensen kunnen niet of moeilijk naar hun werk. Ik dacht meteen: dé stimulans voor het nieuwe werken!

Als organisaties het niet stimuleren, dan doet de VN in samenwerking met de gemeente Den Haag het wel :-)

OpenSource samenwerking

Goed; we hebben de Grote Twee als we aan platformen denken die kenniswerkers moeten ondersteunen. Iedereen kent ze; Microsoft (met zijn Office suite) en IBM (met de Lotus en Websphere omgevingen). Maar wat nu als we Open Source een warm hart toedragen? In dat geval is er een aantal Open Source alternatieven beschikbaar die zeer laagdrempelige en gebruikervriendelijke functionaliteit bieden.

Ik zal ze niet zeer uitgebreid behandelen, zie daarvoor de informatie op het internet.

Team samenwerking
Een mooie Open Source oplossing voor het samenwerken in teams is het Nederlandse (!) O3Spaces. De O3 staat voor de drie Office versies die het platform ondersteunt. Dus: OpenOffice, StarOffice en Microsoft Office. Snel "uit het doosje" aan te bieden en bruikbaar.

Real-time samenwerken
Onder real-time samenwerken versta ik onder meer instant messaging, web-conferencing, VoIP en dergelijke. Een voorbeeld van een Open Source oplossing hiervoor is openfire. Ook hier, relatief eenvoudig te implementeren. Een mooi voordeel van dit platform is de web-based administratie. In één oogopslag alle instellingen via de (Open Source) webbrowser inzichtelijk. Mijn instant messaging client hierbij is Spark.

Naast volledige platformen kan ook worden gedacht aan een samenwerking tussen Open Source en Closed Source. Wat te denken aan Jabber/XMPP koppelingen tussen IBM Lotus Sametime, Microsoft Office Communications Server en Open Source SIP platformen? Of het gebruik van de Miranda Instant Message client. Deze kan verbinden met SIP systemen, waaronder Microsoft Office Communications Server.