Stimuleert de VN Het Nieuwe Werken?

Ik woon in Den Haag. Sorry, dat is nu eenmaal zo. En morgen (dinsdag 31/3) wordt daar de Internationale conferentie over Afghanistan gehouden. Nu hoorde ik vanochtend op de radio een vertegenwoordiger van de buurtvereniging. En één opmerking bleef mij bij: de wijk wordt morgen grotendeels afgesloten, dus mensen kunnen niet of moeilijk naar hun werk. Ik dacht meteen: dé stimulans voor het nieuwe werken!

Als organisaties het niet stimuleren, dan doet de VN in samenwerking met de gemeente Den Haag het wel :-)

OpenSource samenwerking

Goed; we hebben de Grote Twee als we aan platformen denken die kenniswerkers moeten ondersteunen. Iedereen kent ze; Microsoft (met zijn Office suite) en IBM (met de Lotus en Websphere omgevingen). Maar wat nu als we Open Source een warm hart toedragen? In dat geval is er een aantal Open Source alternatieven beschikbaar die zeer laagdrempelige en gebruikervriendelijke functionaliteit bieden.

Ik zal ze niet zeer uitgebreid behandelen, zie daarvoor de informatie op het internet.

Team samenwerking
Een mooie Open Source oplossing voor het samenwerken in teams is het Nederlandse (!) O3Spaces. De O3 staat voor de drie Office versies die het platform ondersteunt. Dus: OpenOffice, StarOffice en Microsoft Office. Snel "uit het doosje" aan te bieden en bruikbaar.

Real-time samenwerken
Onder real-time samenwerken versta ik onder meer instant messaging, web-conferencing, VoIP en dergelijke. Een voorbeeld van een Open Source oplossing hiervoor is openfire. Ook hier, relatief eenvoudig te implementeren. Een mooi voordeel van dit platform is de web-based administratie. In één oogopslag alle instellingen via de (Open Source) webbrowser inzichtelijk. Mijn instant messaging client hierbij is Spark.

Naast volledige platformen kan ook worden gedacht aan een samenwerking tussen Open Source en Closed Source. Wat te denken aan Jabber/XMPP koppelingen tussen IBM Lotus Sametime, Microsoft Office Communications Server en Open Source SIP platformen? Of het gebruik van de Miranda Instant Message client. Deze kan verbinden met SIP systemen, waaronder Microsoft Office Communications Server.

Sogeti SharePoint seminar

Komt allen, komt allen!

Eind maart organiseert Sogeti opnieuw een seminar volledig toegespitst op SharePoint. Het thema van dit seminar is "SharePoint, en hoe nu verder". Het belicht de toepassingsgebieden van SharePoint en benadrukt hoe van dit platform een succes te maken is.

Ikzelf doe mee aan de keynote, maar spreek vooral in de break-out sessie over SharePoint en kennismanagement.

Info?

http://www.sogeti.nl/Home/Events/index.jsp?uEve_nr=383

Microsoft komt met een Governance Plan voor SharePoint

Microsoft heeft een governance "checklist" ontwikkeld. Hierin zaken als het provisionen van sites, meertaligheid en rollen. Zie hier: http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=ed2e4753-f162-4c23-ba9e-beb8c88f74d4&displaylang=en

Office 14 - nieuws onder de zon?

Volgend jaar is het zover: de nieuwste versies van Office en de serverplatformen van Microsoft. Op het gebied van Office weten we al dat Microsoft een volledige webgebaseerde variant gaat leveren. Inclusief het befaamde (infame?) ribbon.

Over de nieuwste SharePoint versie komt mondjesmaat informatie beschikbaar. Waaronder....

De naam: Microsoft SharePoint Server 2010. "Office" is weggevallen want dat leverde onduidelijkheid op bij de eindgebruiker..... Eigenaardig: bij ING heb ik destijds moeten uitleggen dat MOSS onderdeel is van Office vanwege de integratie, ontwikkelteams binnen Microsoft die samen werken, en dergelijk. Altijd moeten uitleggen omdat: HET VERWARREND IS. En nu: Microsoft heeft naar me geluisterd :-)

Hoe het product nu gaat heten? Onduidelijk, want "MSS" is al vergeven aan Microsoft Search Server.

Nieuwe features (onder voorbehoud natuurlijk)
Volledige ondersteuning voor media.
Een iTunes (c) store opzetten in SharePoint.....
Ondersteuning voor alle mogelijke webbrowsers
Moet ik nog zien;
Verbeterde "Social Networking and Enterprise 2.0".
Dit wordt interessant, want het huidige MySite, Colleque Tracker, en dergelijke zijn slechts een begin. Gaat SharePoint de strijd aan met IBM Lotus Connections?
Groove: betere (nee, volledige) integratie tussen SharePoint en Groove.
Alle ISO document formaten worden ondersteund.
Joepie!!! ODF, OOXML, PDF, etc etc.

Technische wijzigingen
Interface gebaseerd op AJAX;
.NET Framework 4 wordt toegepast;
Nieuwe versies van de Visual Studio extensions for SharePoint;
Een GUI voor stsadm.
Kijk, dat is leuk. Voor al diegene die .bat, .cmd bestanden of scriptjes hebben gemaakt zodat ze niet vanaf de command prompt c:\program files\.........\stsadm -o etc etc in hoeven te typen;
Integratie met Office Live;
FAST search opties;
Silverlight.......

Bovendien
Alleen beschikbaar op 64-bit en Windows Server 2008.
Back-end alleen mogelijk met via SQL Server 2005/2008 op (uiteraard) 64-bit.
Lijkt me logisch.

Kun je samenwerken testen?

Iedereen die in de IT werkt weet dat op een bepaald moment getest moet gaan worden. Maar schieten we daar niet te ver in door? Volledige out of the box implementaties van softwarepakketten die al jaren op de markt bestaan worden getest op basis functionaliteit. Alsof het volledige nieuwbouw betreft wordt onderzocht of Lotus Sametime of Microsoft Office Communications Server iets als Instant Messaging wel ondersteunen. Of dat het mogelijk is om een document toe te voegen aan SharePoint of Lotus Quickr. Tja; dat zijn nu eenmaal de "requirements", dus die moeten getest.

Eigenaardig principe. Uiteraard, getest moet er worden. Maar kan naast die checklist van "requirements" een proces als samenwerken wel worden getest? Het is namelijk in dat proces dat de samenwerkplatformen een grote rol gaan spelen. Het werkproces zal gaan veranderen, neem dit mee in het testen.

Ga dus uit van scenario's; Als medewerker X wil samenwerken met medewerker Y in een ander pand, welke stappen volgt hij dan? En test of de functionaliteit die daarbij wordt aangeboden het scenario in voldoende mate ondersteunt. Medewerker Z gaat meer mobiel werken, is dit scenario volledig meegenomen in het ontwerp? Toegegeven; dit wordt meer dan het aflopen van een lijst met requirements, hoewel die in het scenario prima tot uiting kunnen komen. Maar het test wel de functionaliteit zoals die, in mijn optie althans, getest dient te worden.

SharePoint implementeren, architectuur

Vaak hebben organisaties al bestaande platformen waarbij functionaliteit als documentopslag en –beheer, communicatie, samenwerking en informatievoorziening wordt geleverd. Denk bijvoorbeeld aan een corporate intranet, één of meerdere portalen, zoekmogelijkheden of specifieke toepassingen als IBM Lotus Notes. Inclusief stakeholders binnen de organisatie die voor deze platformen (én de functionaliteit die ze bieden) verantwoordelijk zijn.

Welke plek neemt een platform als SharePoint nu in binnen deze architectuur? De introductie van SharePoint als additioneel platform kan zeer relevante vragen opleveren. Zonder daar al te diep in te gaan op architectuur in de breedste zin(daarvoor hebben wij als Sogeti de DYA methodiek), wil ik toch een tweetal aspecten belichten.

Informatiearchitectuur
Informatiearchitectuur brengt mensen, informatie en communicatie binnen de organisatie samen. Belangrijke aspecten daarbij zijn onder meer meta-informatie, de informatievoorziening nu en in de toekomst, informatie in combinatie met bedrijfsprocessen, dataclassificatie, richtlijnen en Chinese Walls. Vaak noemen we dit de Enterprise Content Management visie.

Vanuit het oogpunt van SharePoint is van belang te onderkennen welke rol dat platform hierbinnen speelt en hoe het invulling geeft aan de genoemde aspecten. Bijvoorbeeld: wordt het die van portal met een informerende rol of die van beheerder van informatie binnen de gehele organisatie? Het is dus van belang dat (al tijdens de visievorming) is nagedacht over deze Enterprise Content Management rol en is vastgelegd welke rol SharePoint speelt. Ook dient deze visie gecommuniceerd te worden naar de betreffende stakeholders binnen de organisatie.

Een ander, niet onbelangrijk onderdeel, is de informatiebeveiliging. Hoe wordt het governance-model van SharePoint vormgegeven? Ook dit aspect moet al in een vroeg stadium worden geadresseerd. Welke informatie mag wel en welke zeker niet via SharePoint ontsloten worden?

IT-architectuur
De IT-architectuur van SharePoint is een complexe verzameling van onderdelen. Het is voor organisaties van belang inzicht te krijgen of deze architectuur aansluit dan wel past binnen de bestaande infrastructuur architectuur. Dit inzicht is onder meer benodigd om te bepalen of er specifieke koppelvlakken benodigd of reeds aanwezig zijn (SOA) of dat er componenten binnen de bestaande architectuur bestaan die vervangen kunnen worden. Een concreet voorbeeld is Active Directory. In hoeverre bezit de organisatie een dergelijk platform en is het mogelijk hierop aan te sluiten? Welke processen van Identity & Access Management zijn aanwezig en sluit SharePoint hierop aan? Een ander voorbeeld: kantoorautomatisering. Welke toepassingen worden gebruikt binnen de kantoorautomatisering en sluiten deze voldoende aan bij SharePoint?

Uiteindelijk zal SharePoint moeten passen binnen de roadmap van de IT architectuur. Sluit aan bij de centrale referentiearchitectuur (of ook wel domeinarchitectuur genoemd) en (indien aanwezig) stem de architectuur af met de centrale reviewboard/Design Authority binnen de organisatie.

Kortom
Belangrijke aspecten van een SharePoint implementatie betreffende de rol van SharePoint binnen de bestaande informatie en IT architectuur. De rol die SharePoint gaat spelen wordt verwoord in zowel de (ECM) visie als de roadmap. De plaats van het SharePoint platform binnen de bestaande infrastructuur dient te worden afgestemd met de (infra)architecten binnen de organisatie en kan leiden tot wijzigingen van die infrastructuur. Wellicht zelfs tot fundamentele wijzigingen zoals het uitfaseren van bestaande infrastructuur onderdelen.

SharePoint implementeren, beheer en beleid (governance)

In mijn eerdere artikel ben ik ingegaan op het belang van het formuleren van een duidelijke visie en beleid voor het gebruik van SharePoint. Belangrijke aspecten die ook bij SharePoint horen zijn beheer en beleid. Vaak zien we een SharePoint implementatie gebaseerd op een portaalgedeelte bedoeld voor informatiedeling en (1-op-meer) communicatie en een deel bedoeld voor samenwerking.

Eventueel zet de organisatie de stap om MySites, wiki's en blogs aan te bieden, om hiermee laagdrempelige samenwerking en kennisdeling te faciliteren. Een goede planning voor het beheer van een SharePoint omgeving is van groot belang om deze omgeving beheersbaar te houden en de productiviteit van de gebruikers te kunnen waarborgen.

Beheer
Het beheer van SharePoint gaat verder dan operationeel en technisch beheer van de infrastructuur. Functioneel beheer dient ingericht te zijn voordat de functionaliteit aangeboden wordt. Dit functioneel beheer zal zich richten op het volledige SharePoint platform – portaal en samenwerken. Vaak zal de portaal functionaliteit centraal worden beheerd, zowel functioneel, inhoud (content) als vormgeving. Dat komt overeen met het doel van het portaal: een centrale toegangspoort voor kennis en informatie. De samenwerkmogelijkheden daarentegen lenen zich meer om diverse beheersaspecten (toevoegen van gebruikers, aanpassen van de vormgeving, en dergelijke) te delegeren binnen de organisatie. Toch geldt ook voor deze samenwerkmogelijkheden dat een aantal functionele zaken centraal beheerd worden. Wat zijn dan best practises?

De juistebalans tussen flexibiliteit en controle
Een wiki aanbieden en daarbij de content volledig centraal beheren ondermijnt het volledige concept van laagdrempelige samenwerking en kennisdeling. Het volledig vrijgeven van het gebruik van samenwerkruimten (team-sites) zonder daarbij acht te slaan op governance aspecten kan ontaarden in potentiële wildgroei, waarin de informatie en kennis niet meer te vinden. Vind een juiste balans daarin door uw medewerkers niet de limiteren in de functionaliteit, maar deze functionaliteit aan te bieden met enkele richtlijnen (zie onder).

Het gebruik van sjablonen en standaarden.
Maak voor de meest voorkomende functionaliteit standaard sjablonen. Bijvoorbeeld een sjabloon voor samenwerken, projectadministratie en klantadministratie. Standaardiseer op look-and-feel van de omgeving. Aanpassingen in de sjablonen of implementatie van nieuwe sjablonen kan lopen via functioneel beheer.

De positie van SharePoint binnen de organisatie
Stel richtlijnen op voor het gebruiken van SharePoint als content management platform. Binnen organisaties waar naast SharePoint andere platformen co-existeren, is het van belang van dergelijke richtlijnen groot. Val niet in de valkuil waarbij de verzameling samenwerkruimten uitgroeit tot een mini-CMS. Betrek hier de afdeling Interne Communicatie (of Corporate Communications, ed.) bij.

Quotering en regels rondom selfservice
Voor de samenwerkruimten is een aantal best practises om wildgroei (for lack of a better word) te voorkomen. Stel duidelijke quotering in. Hoe groot mag een bestand zijn wat wordt toegevoegd aan een samenwerkruimte? En hoe groot mag een samenwerkruimte maximaal worden? Let wel, een samenwerkruimte is bedoeld om in samen te werken. Het is niet primair bedoeld als permanente documentopslag. Belemmer hierbij uiteraard de medewerkers niet en wees ruim met de quotering, zoveel als de infrastructuur toelaat. Stel procedures op om van het quota af te kunnen wijken. Indien het wordt toegestaan dat medewerkers zelfstandig samenwerkruimten aanmaken, beheer dit proces dan met Self Service Site Creation. Dit geautomatiseerde proces van SharePoint beheert aangemaakte ruimten en zal eigenaren van die ruimten erop attenderen als een ruimte in onbruik is geraakt. Eventueel kan SharePoint zelfstandig ruimten verwijderen (al dan niet na een archivering).

Dataclassificatie, informatiearchitectuur en meta-data
Stel vooraf vast welke informatie wel en welke niet opgenomen mag worden in het SharePoint platform. Gebruik hiervoor een principe van dataclassificatie gecombineerd met richtlijnen over het publiceren van type informatie. Voorkom daarmee verrassingen achteraf. Indien mogelijk, definieer organisatiebrede meta-data en neem deze op in de standaard sjablonen.

Beleid, richtlijnen en samenwerkruimten
Communiceer alle genoemde aspecten rondom het beheer duidelijk en eenduidig naar de medewerkers. Dit is het beleid van uw SharePoint omgeving. Communiceren kan op meerdere manieren. Een hiervan is het opstellen van een lijst met "gulden regels" of te wel golden rules. Medewerkers weten welke afspraken gelden voor het gebruik van SharePoint. Gebruik ook de mogelijkheid van frequently asked questions (FAQ) en geef uw medewerkers de mogelijkheid hierop te reageren, bijvoorbeeld via een enquête of poll.

De gulden regels zullen duidelijk aangeven hoe SharePoint binnen uw organisatie werkt op het gebied van:

• quotering (maximale grote van een samenwerkruimte);
• lifecycle van de samenwerkruimte (automatisch verwijderen, bijvoorbeeld);
• zelf kunnen aanmaken van gebruikers;
• zelf kunnen aanmaken van onderliggende ruimten (sub-sites);
• zelf kunnen toevoegen van web-parts;
• kunnen importeren/downloaden van web-parts;
• een lijst van toegestane bestandstypen;
• de maximale toegestane bestandsgrote.

SharePoint implementeren, visie en roadmap

Het implementeren van een complex platform als Microsoft SharePoint vergt een goede fundering. Hoe vaak gaan SharePoint implementaties mis omdat dit wordt onderschat? Requirements die tijdens een implementatietraject continue worden aangepast, business en IT die niet op één lijn zitten of een onduidelijk doel voor het platform. Voor het succesvol implementeren van SharePoint moet worden onderkent dat het platform zelf geen wondermiddel is. Het zal het nieuwe werken en kennisdeling niet als standaard binnen uw organisatie introduceren. Dit artikel gaat over de basis van een SharePoint implementatie; met een duidelijk visie en roadmap beantwoordt u vooraf de volgende vragen.

• Hoe sluit SharePoint aan bij uw bedrijfsdoelstellingen?
• Is er een duidelijke doelstelling voor uw SharePoint implementatie?

Microsoft SharePoint: de Heilige Graal van kennisdeling
Microsoft SharePoint is een webplatform bedoeld om informatie op zeer laagdrempelig wijze toegankelijk te maken, informatie te delen, samen te werken, te informeren en te communiceren. Het biedt toegang tot bedrijfsinformatie en een uitgebreide zoek/vind oplossing. Losstaand of in samenwerking met andere Microsoft Office platformen –zoals Office Communications Server- biedt het een krachtig platform om kenniswerkers te ondersteunen. Zover de marketing, die qua techniek correct is. Toch spelen er meer factoren een rol om SharePoint een succes te laten zijn. Implementeer SharePoint zonder een duidelijke visie, roadmap en communicatie, dan zal het platform hoofdbrekens gaan opleveren. SharePoint als Heilige Graal ontaard dan in een gebed zonder eind.

Begin met een visie
Het lijkt zo logisch. En vaak zullen organisaties ook direct aangeven een duidelijke visie te hebben: wij willen SharePoint. Toch is het niet zo eenvoudig; SharePoint willen is geen visie, maar een niet onderbouwde keuze voor een platform. Een platform wat een overvloed aan functionaliteit biedt, beheerd dient te worden en aan moet sluiten op de IT- en informatiearchitectuur binnen de organisatie. Terug naar de basis: begin bij een duidelijke visie.

Wat zijn uw verwachtingen voor de komende periode (twee tot drie jaar) als u denkt aan het nieuwe werken, informatievoorziening, communicatie en samenwerken? Hoe sluit een kennisdeelplatform als SharePoint aan bij uw bedrijfscultuur en hoe sluit het aan bij de manier waarop uw medewerkers gewend zijn te werken?
Als onderdeel van de visie kunt uw heldere doelstelling en eventuele business requirements formuleren: waar dient uw organisatie te staan na komende periode en welke rol spelen de genoemde aspecten daarbij? Wat is het uiteindelijke doel van SharePoint platform en welk doel dient bereikt te worden? Uiteindelijk zal dit leiden tot een duidelijke visie die op haar beurt de basis vormt voor de roadmap.

Roadmap/plateauplanning
Een roadmap geeft een overzicht van de geplande inzet van functionaliteit en technologie over de periode van een vastgestelde termijn – bijvoorbeeld twee tot drie jaar. Het toont aan hoe functionaliteit ingevoerd wordt en hoe om wordt gegaan met platformen die overlappende functionaliteit bieden. Het hoeft geen gedetailleerde planning te zijn, maar dient om de visie inzichtelijk te maken waarop een daadwerkelijke planning gemaakt kan worden.

Betrek uw mensen
Laat SharePoint niet het speeltje van de IT-afdelingen zijn. Participatie is van groot belang voor het succes van dit platform. Adreseer de juist stakeholders binnen zowel uw IT organisatie als de uiteindelijke gebruikersorganisatie en betrek ze actief bij het formuleren van de visie. Creëer een kerngroep met mandaat. Laat uw medewerkers weten wat uw visie is, betrek ze hierbij door middel van enquêtes en nieuwsbrieven. Laat niemand in het donker staan omtrent de nieuwe manier van werken. Dit verhoogt de acceptatiegraad binnen de organisatie. Enthousiasmeer de keyplayers – kennisdeling is ook een cultuuraspect!

Kortom
Een succesvolle implementatie van SharePoint valt of staat bij de juiste fundering. Een fundering die wordt gevormd door een duidelijke visie en roadmap, afgestemd met en gedragen door de stakeholders. Wees duidelijk over de rol van SharePoint binnen uw organisatie. SharePoint raakt zowel de business architectuur, informatiearchitectuur als IT architectuur. Houdt hier tijdens de implementatie rekening mee en adresseer mogelijke issues.