SharePoint implementeren, visie en roadmap

Het implementeren van een complex platform als Microsoft SharePoint vergt een goede fundering. Hoe vaak gaan SharePoint implementaties mis omdat dit wordt onderschat? Requirements die tijdens een implementatietraject continue worden aangepast, business en IT die niet op één lijn zitten of een onduidelijk doel voor het platform. Voor het succesvol implementeren van SharePoint moet worden onderkent dat het platform zelf geen wondermiddel is. Het zal het nieuwe werken en kennisdeling niet als standaard binnen uw organisatie introduceren. Dit artikel gaat over de basis van een SharePoint implementatie; met een duidelijk visie en roadmap beantwoordt u vooraf de volgende vragen.

• Hoe sluit SharePoint aan bij uw bedrijfsdoelstellingen?
• Is er een duidelijke doelstelling voor uw SharePoint implementatie?

Microsoft SharePoint: de Heilige Graal van kennisdeling
Microsoft SharePoint is een webplatform bedoeld om informatie op zeer laagdrempelig wijze toegankelijk te maken, informatie te delen, samen te werken, te informeren en te communiceren. Het biedt toegang tot bedrijfsinformatie en een uitgebreide zoek/vind oplossing. Losstaand of in samenwerking met andere Microsoft Office platformen –zoals Office Communications Server- biedt het een krachtig platform om kenniswerkers te ondersteunen. Zover de marketing, die qua techniek correct is. Toch spelen er meer factoren een rol om SharePoint een succes te laten zijn. Implementeer SharePoint zonder een duidelijke visie, roadmap en communicatie, dan zal het platform hoofdbrekens gaan opleveren. SharePoint als Heilige Graal ontaard dan in een gebed zonder eind.

Begin met een visie
Het lijkt zo logisch. En vaak zullen organisaties ook direct aangeven een duidelijke visie te hebben: wij willen SharePoint. Toch is het niet zo eenvoudig; SharePoint willen is geen visie, maar een niet onderbouwde keuze voor een platform. Een platform wat een overvloed aan functionaliteit biedt, beheerd dient te worden en aan moet sluiten op de IT- en informatiearchitectuur binnen de organisatie. Terug naar de basis: begin bij een duidelijke visie.

Wat zijn uw verwachtingen voor de komende periode (twee tot drie jaar) als u denkt aan het nieuwe werken, informatievoorziening, communicatie en samenwerken? Hoe sluit een kennisdeelplatform als SharePoint aan bij uw bedrijfscultuur en hoe sluit het aan bij de manier waarop uw medewerkers gewend zijn te werken?
Als onderdeel van de visie kunt uw heldere doelstelling en eventuele business requirements formuleren: waar dient uw organisatie te staan na komende periode en welke rol spelen de genoemde aspecten daarbij? Wat is het uiteindelijke doel van SharePoint platform en welk doel dient bereikt te worden? Uiteindelijk zal dit leiden tot een duidelijke visie die op haar beurt de basis vormt voor de roadmap.

Roadmap/plateauplanning
Een roadmap geeft een overzicht van de geplande inzet van functionaliteit en technologie over de periode van een vastgestelde termijn – bijvoorbeeld twee tot drie jaar. Het toont aan hoe functionaliteit ingevoerd wordt en hoe om wordt gegaan met platformen die overlappende functionaliteit bieden. Het hoeft geen gedetailleerde planning te zijn, maar dient om de visie inzichtelijk te maken waarop een daadwerkelijke planning gemaakt kan worden.

Betrek uw mensen
Laat SharePoint niet het speeltje van de IT-afdelingen zijn. Participatie is van groot belang voor het succes van dit platform. Adreseer de juist stakeholders binnen zowel uw IT organisatie als de uiteindelijke gebruikersorganisatie en betrek ze actief bij het formuleren van de visie. Creëer een kerngroep met mandaat. Laat uw medewerkers weten wat uw visie is, betrek ze hierbij door middel van enquêtes en nieuwsbrieven. Laat niemand in het donker staan omtrent de nieuwe manier van werken. Dit verhoogt de acceptatiegraad binnen de organisatie. Enthousiasmeer de keyplayers – kennisdeling is ook een cultuuraspect!

Kortom
Een succesvolle implementatie van SharePoint valt of staat bij de juiste fundering. Een fundering die wordt gevormd door een duidelijke visie en roadmap, afgestemd met en gedragen door de stakeholders. Wees duidelijk over de rol van SharePoint binnen uw organisatie. SharePoint raakt zowel de business architectuur, informatiearchitectuur als IT architectuur. Houdt hier tijdens de implementatie rekening mee en adresseer mogelijke issues.