SharePoint implementeren, beheer en beleid (governance)

In mijn eerdere artikel ben ik ingegaan op het belang van het formuleren van een duidelijke visie en beleid voor het gebruik van SharePoint. Belangrijke aspecten die ook bij SharePoint horen zijn beheer en beleid. Vaak zien we een SharePoint implementatie gebaseerd op een portaalgedeelte bedoeld voor informatiedeling en (1-op-meer) communicatie en een deel bedoeld voor samenwerking.

Eventueel zet de organisatie de stap om MySites, wiki's en blogs aan te bieden, om hiermee laagdrempelige samenwerking en kennisdeling te faciliteren. Een goede planning voor het beheer van een SharePoint omgeving is van groot belang om deze omgeving beheersbaar te houden en de productiviteit van de gebruikers te kunnen waarborgen.

Beheer
Het beheer van SharePoint gaat verder dan operationeel en technisch beheer van de infrastructuur. Functioneel beheer dient ingericht te zijn voordat de functionaliteit aangeboden wordt. Dit functioneel beheer zal zich richten op het volledige SharePoint platform – portaal en samenwerken. Vaak zal de portaal functionaliteit centraal worden beheerd, zowel functioneel, inhoud (content) als vormgeving. Dat komt overeen met het doel van het portaal: een centrale toegangspoort voor kennis en informatie. De samenwerkmogelijkheden daarentegen lenen zich meer om diverse beheersaspecten (toevoegen van gebruikers, aanpassen van de vormgeving, en dergelijke) te delegeren binnen de organisatie. Toch geldt ook voor deze samenwerkmogelijkheden dat een aantal functionele zaken centraal beheerd worden. Wat zijn dan best practises?

De juistebalans tussen flexibiliteit en controle
Een wiki aanbieden en daarbij de content volledig centraal beheren ondermijnt het volledige concept van laagdrempelige samenwerking en kennisdeling. Het volledig vrijgeven van het gebruik van samenwerkruimten (team-sites) zonder daarbij acht te slaan op governance aspecten kan ontaarden in potentiële wildgroei, waarin de informatie en kennis niet meer te vinden. Vind een juiste balans daarin door uw medewerkers niet de limiteren in de functionaliteit, maar deze functionaliteit aan te bieden met enkele richtlijnen (zie onder).

Het gebruik van sjablonen en standaarden.
Maak voor de meest voorkomende functionaliteit standaard sjablonen. Bijvoorbeeld een sjabloon voor samenwerken, projectadministratie en klantadministratie. Standaardiseer op look-and-feel van de omgeving. Aanpassingen in de sjablonen of implementatie van nieuwe sjablonen kan lopen via functioneel beheer.

De positie van SharePoint binnen de organisatie
Stel richtlijnen op voor het gebruiken van SharePoint als content management platform. Binnen organisaties waar naast SharePoint andere platformen co-existeren, is het van belang van dergelijke richtlijnen groot. Val niet in de valkuil waarbij de verzameling samenwerkruimten uitgroeit tot een mini-CMS. Betrek hier de afdeling Interne Communicatie (of Corporate Communications, ed.) bij.

Quotering en regels rondom selfservice
Voor de samenwerkruimten is een aantal best practises om wildgroei (for lack of a better word) te voorkomen. Stel duidelijke quotering in. Hoe groot mag een bestand zijn wat wordt toegevoegd aan een samenwerkruimte? En hoe groot mag een samenwerkruimte maximaal worden? Let wel, een samenwerkruimte is bedoeld om in samen te werken. Het is niet primair bedoeld als permanente documentopslag. Belemmer hierbij uiteraard de medewerkers niet en wees ruim met de quotering, zoveel als de infrastructuur toelaat. Stel procedures op om van het quota af te kunnen wijken. Indien het wordt toegestaan dat medewerkers zelfstandig samenwerkruimten aanmaken, beheer dit proces dan met Self Service Site Creation. Dit geautomatiseerde proces van SharePoint beheert aangemaakte ruimten en zal eigenaren van die ruimten erop attenderen als een ruimte in onbruik is geraakt. Eventueel kan SharePoint zelfstandig ruimten verwijderen (al dan niet na een archivering).

Dataclassificatie, informatiearchitectuur en meta-data
Stel vooraf vast welke informatie wel en welke niet opgenomen mag worden in het SharePoint platform. Gebruik hiervoor een principe van dataclassificatie gecombineerd met richtlijnen over het publiceren van type informatie. Voorkom daarmee verrassingen achteraf. Indien mogelijk, definieer organisatiebrede meta-data en neem deze op in de standaard sjablonen.

Beleid, richtlijnen en samenwerkruimten
Communiceer alle genoemde aspecten rondom het beheer duidelijk en eenduidig naar de medewerkers. Dit is het beleid van uw SharePoint omgeving. Communiceren kan op meerdere manieren. Een hiervan is het opstellen van een lijst met "gulden regels" of te wel golden rules. Medewerkers weten welke afspraken gelden voor het gebruik van SharePoint. Gebruik ook de mogelijkheid van frequently asked questions (FAQ) en geef uw medewerkers de mogelijkheid hierop te reageren, bijvoorbeeld via een enquête of poll.

De gulden regels zullen duidelijk aangeven hoe SharePoint binnen uw organisatie werkt op het gebied van:

• quotering (maximale grote van een samenwerkruimte);
• lifecycle van de samenwerkruimte (automatisch verwijderen, bijvoorbeeld);
• zelf kunnen aanmaken van gebruikers;
• zelf kunnen aanmaken van onderliggende ruimten (sub-sites);
• zelf kunnen toevoegen van web-parts;
• kunnen importeren/downloaden van web-parts;
• een lijst van toegestane bestandstypen;
• de maximale toegestane bestandsgrote.